Excel: Le funzioni “CERCA”

Come effettuare una ricerca tra dati su Excel:

Possiamo usare tre diverse funzioni di Excel:
“CERCA.VERT (VLOOKUP)”, “CERCA.ORIZZ (HLOOKUP)” e la nuovissima “CERCA.X (XLOOKUP)”.
In questo post vediamo come funzionano ed alcuni esempi.

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1) CERCA.VERT (VLOOKUP):

Funzione: Cerca un valore in una colonna e restituisce un valore corrispondente in un’altra colonna alla stessa riga.

Utilizzo:

• Valori di ricerca nella prima colonna a sinistra.
• Tabella di dati disposta in colonne.
• Risultati nella stessa riga del valore cercato.

Sintassi:

=CERCA.VERT(valore;tabella_matrice;indice;intervallo)

Spiegazione dei parametri:

• valore: Il valore che si desidera cercare nella prima colonna della tabella. Può essere un testo, un numero o una data.
• matrice di ricerca: L’intervallo di celle in cui si desidera effettuare la ricerca.
• indice: Il numero di colonna nella tabella matrice da cui si desidera estrarre il valore corrispondente. Ad esempio, se si inserisce 2, verrà restituito il valore dalla seconda colonna della tabella per la riga in cui è stato trovato il valore di ricerca.
• intervallo (opzionale): Un valore logico che specifica il tipo di corrispondenza da cercare:
  • VERO (o omesso): Cerca una corrispondenza approssimativa, restituendo il valore più alto nella colonna specificata che è minore o uguale al valore di ricerca.
  • FALSO: Cerca una corrispondenza esatta. Se non viene trovata, restituisce l’errore #N/D.

Esempio

In questo esempio abbiamo una lista di date di alcuni eventi, il numero di invitati, quello di presenze ed i relativi incassi. Vogliamo sapere quanti spettatori abbiamo avuto il “3 marzo 2024” e lo abbiamo scritto in “F2“.

In “G2” invece abbiamo scritto la nostra funzione “=CERCA.VERT(F2;A2:D6;3)“, dove il primo argomento che abbiamo scritto è “F2” perchè il valore che stiamo cercando si trova proprio nella cella “F2“.

Il secondo argomento della funzione è la matrice di dati dove avverrà la ricerca, mentre l’ultimo ovvero il “3”, corrisponde alla terza colonna della matrice di dati che abbiamo scelto, nella quale verrà effettuata la ricerca.

2) CERCA.ORIZZ (HLOOKUP):

Funzione: Cerca un valore in una riga e restituisce un valore corrispondente in un’altra colonna alla stessa riga.

Utilizzo:

• Valori di ricerca nella prima riga in alto.
• Tabella di dati disposta in righe.
• Risultati nella stessa riga del valore cercato.

Sintassi:

=CERCA.ORIZZ(valore;tabella_matrice;indice;intervallo)

Spiegazione dei parametri:

• valore: Il valore da cercare nella prima riga della tabella. Può essere un testo, un numero o una data.
• matrice di ricerca: L’intervallo di celle in cui si desidera effettuare la ricerca.
• indice: Il numero di riga nella tabella matrice da cui si desidera estrarre il valore corrispondente. Ad esempio, se si inserisce 5, verrà restituito il valore dalla riga 5 della colonna in cui è stato trovato il valore di ricerca.
• intervallo (opzionale): Funziona proprio come quello di “CERCA.VERT“. Un valore logico che specifica il tipo di corrispondenza da cercare:
  • VERO (o omesso): Cerca una corrispondenza approssimativa, restituendo il valore più alto nella riga specificata che è minore o uguale al valore di ricerca.
  • FALSO: Cerca una corrispondenza esatta. Se non viene trovata, restituisce l’errore #N/D.

Esempio

In questo semplice esempio, abbiamo una classe composta da 5 studenti e vogliamo controllare tutti i voti di ogni singolo studente.

Nella cella sotto “Studente” abbiamo scritto “Studente 1” ovvero il valore che la funzione “=CERCA.ORIZZ” userà come primo argomento.

Nella cella sotto “Materie” abbiamo scritto la nostra funzione “=CERCA.ORIZZ(H2;A2:F6;1)“. Utilizzare la funzione in questo modo non è raccomandato;
è stato fatto solo per mostrare come funziona la funzione, quindi ha un fine esclusivamente dimostrativo.

Come già detto, il primo argomento è il valore da cercare nella matrice che verrà preso dalla cella “H2“.

Il secondo argomento è l’intervallo della matrice nella quale avverrà la ricerca.
Per finire troviamo l’indice, che in questa funzione “=CERCA.ORIZZ” indica il numero della riga della prima colonna della matrice.

Per ogni “Materia” abbiamo copiato la formula e cambiato solo l’indice fino a 5, mentre per i voti abbiamo incluso nell’intervallo di ricerca anche “A1“, indicando come indice “2”, perchè l’indice 1 indica “Studente 1“.

3) CERCA.X (XLOOKUP):

Funzione: Evoluzione di “CERCA.VERT” e “CERCA.ORIZZ“, offre maggiore flessibilità e funzioni avanzate.

Utilizzo:

• Ricerca in qualsiasi direzione (colonna o riga).
• Gestione di più colonne di risultati.
• Ricerca approssimativa e restituzione della corrispondenza più vicina.

Sintassi:

=CERCA.X(valore;intervallo_ricerca;colonna_risultato;[modo_ricerca];[valore_se_non_trovato])

Spiegazione dei parametri:

• valore: Il valore da cercare nell’intervallo_ricerca. Può essere un testo, un numero o una data.
• matrice di ricerca: L’intervallo di celle in cui si desidera effettuare la ricerca.
• intervallo da restituire: La colonna da cui estrarre il valore corrispondente al valore cercato.
• valore se non trovato (opzionale): Il valore da restituire se il valore cercato non viene trovato.
• modalità di confronto: Verrà specificato il tipo di ricerca da eseguire, se a corrispondeza esatta, con elemento successivo più grande o più piccolo, o se stiamo effettuando la ricerca con un caratter Jolly.
• modo ricerca (opzionale): Specifica il tipo di ricerca da eseguire:Specifica la modalità di ricerca che la funzione deve eseguire. Può assumere i seguenti valori:
  • 1: Ricerca iniziando dal primo elemento. Questo è il valore predefinito.
  • -1: Ricerca iniziando dall’ultimo elemento.
  • 2: Ricerca binaria ordinata in ordine crescente. Richiede che la matrice di ricerca sia ordinata in ordine crescente.
  • -2: Ricerca binaria ordinata in ordine decrescente. Richiede che la matrice di ricerca sia ordinata in ordine decrescente.

Esempio

In questo esempio, presentiamo un elenco di prodotti, ognuno con la propria categoria, prezzo e quantità.

Nella cella “F2” prodotto abbiamo scritto “Lavatrice” ovvero il prodotto da cercare.

In “G2” abbiamo inserito la nostra funzione “=CERCA.X(F2;A2:A6;B2:D6;nulla;0;1)“

Il primo argomento è il valore da cercare; abbiamo utilizzato la cella “F2” perché ciò che verrà scritto lì rappresenterà il valore ricercato.

Il secondo argomento è l’intervallo di ricerca, quindi la ricerca verrà effettuato solo nella prima colonna. Il terzo argomento corrisponde all’intervallo delle celle da dove verrano estratti i dati, se la ricerca andrà a buon fine.

Il quarto argomento è semplicemente la risposta che la funzione restituisce se la ricerca non va a buon fine.

Il quinto argomento equivale alla corrispondenza, proprio come le altre due funzioni, con la possibilità di effettuare la ricerca usando dei caratteri Jolly.

L’ultimo argomento indica se la ricerca deve iniziare dalla parte superiore o inferiore dell’intervallo specificato.

Scegliere la funzione giusta:

• CERCA.VERT: Per ricerche verticali in tabelle con valori di ricerca nella prima colonna a sinistra.
• CERCA.ORIZZ: Per ricerche orizzontali in tabelle con valori di ricerca nella prima riga in alto.
• CERCA.X: Per ricerche più complesse con funzioni avanzate, gestione di più colonne di risultati e ricerca approssimativa.

Conclusione:

Le funzioni “CERCA.VERT“, “CERCA.ORIZZ” e “CERCA.X” rappresentano strumenti preziosi per ottimizzare le ricerche in Excel. Conoscerne le differenze e i punti di forza permette di scegliere quella più adatta alle proprie esigenze, rendendo l’analisi dei dati più efficiente e produttiva.

**Extra:

Excel: Bloccare le formule con riferimenti assoluti e relativi